La facturación

Deberán ser objeto de facturación la totalidad de las entregas de bienes y prestaciones de servicios, realizadas por los empresarios o profesionales en el desarrollo de su actividad, con excepción de las siguientes operaciones:

    · Las realizadas por sujetos pasivos del IVA a los que sea de aplicación el régimen de recargo de equivalencia, salvo que dichas actividades tributen en régimen de estimación directa en el IRPF.
    · Las operaciones exentas del IVA, como norma general con algunas particularidades.
    · La utilización de autopistas de peaje.
    · Las que, con referencia a sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, autorice el órgano competente de la Administración Tributaria, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas de los empresarios y profesionales
    · Las realizadas por los sujetos pasivos del IVA en el ejercicio de actividades que tributen en el régimen especial simplificado.

Requisitos:

    1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas debe ser correlativa pudiendo establecerse series diferentes, especialmente cuando existan diversos establecimientos.
    2. Nombre y apellidos o denominación social, NIF atribuido por la Administración española, o en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Económica Europea y domicilio, tanto del expedidor como del destinatario. Si el destinatario fuera una persona física que no desarrolle actividades empresariales o profesionales, bastará que conste su nombre y apellidos y su NIF.
    3. Descripción de la operación y su contraprestación total. Cuando dicha operación esté sujeta y no exenta del IVA, deberán consignarse en la factura los datos necesarios para la determinación de la base imponible, el tipo aplicable y la cuota repercutida salvo cuando la cuota se repercuta dentro del precio, indicándose en este caso únicamente el tipo aplicado, o bien, la expresión "IVA incluido", si así está autorizado. Si la factura comprendiera entregas de bienes o servicios sujetos a tipos diferentes en el IVA, deberá diferenciarse la operación sujeta a cada tipo.
    4. Fecha de expedición de la factura y, si fuese distinta, fecha en la que se han efectuado las operaciones o se haya recibido el pago anticipado.

Éstos son los cuatro requisitos mínimos pero imprescindibles que deben observarse en la confección de las facturas, si bien, como es costumbre, a los anteriores suelen acompañarse otros como la firma, el sello, forma de pago, etc.

Una situación especial se produce en el caso de operaciones realizadas para quienes no tengan la condición de empresarios o profesionales actuando en el desarrollo de la actividad, donde no será obligatoria la consignación en la factura de los datos identificativos del destinatario si se trata de operaciones cuya contraprestación no sea superior a 100 euros y en los demás casos que autorice el Departamento de Gestión de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.

Cuando el importe de determinadas operaciones no exceda de 3.006 euros, las facturas pueden ser sustituidas por tickets expedidos por máquinas registradoras; es el caso, por ejemplo, de ventas al por menor, servicios a domicilio del consumidor, transportes de personas, servicios prestados en restaurantes, bares, cafeterías y establecimientos similares, etc.

Emisión de las facturas:

Si el destinatario no fuera empresario o profesional, las facturas deben emitirse en el mismo momento de realizarse la operación.

Si el destinatario es empresario o profesional, dentro del plazo de 30 días de la realización de la operación, pudiendo incluir en una sola factura las operaciones realizadas para un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes natural. Sin embargo, las facturas o documentos equivalentes correspondientes a operaciones intracomunitarias deberán emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que termine el período de liquidación en que se hayan devengado las operaciones.

Rectificación de las facturas: Los empresarios y profesionales deberán rectificar las facturas emitidas por ellos en los siguientes casos:

    · Por incorrecta fijación de cuotas.
    · Cuando varíen las circunstancias determinantes de su cuantía.
    · Cuando queden sin efecto las operaciones gravadas por el IVA.
    · Cuando falte alguno de los requisitos esenciales señalados anteriormente.

Esta rectificación procede siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto correspondiente a la operación gravada o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias modificativas de la contraprestación o determinantes de la ineficacia de la operación gravada, debiéndose producir tal rectificación inmediatamente después de advertirse la circunstancia que la motiva y realizándose mediante la emisión de una nueva factura en el que se hagan constar los datos identificativos de la factura inicial y la rectificación procedente, debiéndose establecer serie especial de numeración para las facturas de rectificación.

Conservación de las facturas:

Los empresarios y profesionales están obligados a conservar las copias de las facturas o documentos que las sustituyan, expedidas por ellos o por su cuenta, durante el plazo de cuatro años.

El plazo de cuatro años señalado en la Ley General Tributaria lo fija en seis la legislación mercantil lo cual tiene su razón de ser pues en caso contrario, los justificantes de un ejercicio pueden haber desaparecido cuando la Inspección esté comprobando el mismo, ya que, como sabemos, el plazo de prescripción empieza a contarse desde el día siguiente al último del plazo voluntario de declaración.

Si se trata de bienes de inversión, las facturas deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cinco años siguientes.

Justificación de gastos para considerarse deducibles:

Para que el gasto tenga tal carácter, debe justificarse mediante factura completa entregada por el empresario o profesional que realizó la prestación, de lo que se deduce que sin ella el gasto no tendría la consideración de deducible.

Sin embargo, otro sector de la doctrina de carácter comunitario, establece la deducibilidad de los gastos documentados en facturas que adolecen de algún defecto formal, al señalar que prima la efectiva realización del gasto que puede probarse por diversos medios, sobre los aspectos formales.